조세형-신입사원 5주 훈련소/문서파일 야무지게 관리하는 법

조세형 - 「신입사원 5주 훈련소」

 

 

회사생활을 시작하고 몇 달이 채 지나지 않았음에도 컴퓨터에 다양한 데이터가 쌓일 것이다.
이때 처음부터 제대로 관리하지 않으면 파일 탐색기는 곧 엉망이 되고 만다. 
수많은 문서파일에서 필요한 문서를 바로 찾아 보려면 효율적인 관리법이 필요하다.
아날로그 시대의 방법처럼 일일이 출력해 문서철을 만들 필요 없이 조금만 신경쓰면 데이터를 쉽게 관리할 수 있다.

첮째 - 규모 순에 맞춰 정리한다.
예를 들어, 전사 자료, 사업부 자료, 팀 자료, 파트 자료, 등의 순서로 분류해 정리한다.
또는, '외부 자료'  '회사 자료'  '개인 자료'처럼 자신만의 대분류를 만들고,
그 안에 중분류, 소분류로 풀더를 만들어두면 편리하다.
이처럼 폴더를 일정한 기준에 따라 일관성 있게 정리 해두는 게 효과적이다.

둘째 - 폴더를 기간 별로 정리한다.
탐색기에 폴더가 너무 많으면 검색하는 데 시간이 오래 걸린다.
따라서 미리 생각해둔 일정 기간이 지나면 

2010년, 2011년, 2012년처럼 연간이나 분기 별로 폴더를 정리해두는 게 좋다.

셋째 - 폴더를 넘버링 하는 것이 좋다.
폴더는 날짜나 크기로 정렬하지 않는 한 가-나-다 순이나 A-B-C 순으로 정렬된다.
이렇게 정리해두는 것도 좋지만, 

'ㅇ1'부터 시작하는 일련번호나 날짜로 넘버링 해두면 원하는 순서대로 정리할 수 있어 편하다.

넷째 - 폴더 내의 파일 이름을 저장할 때는 구체적인 제목과 날짜를 함께 명기하면 쉽게 찾을 수 있다.
파일 이름 뒤에는 반드시 자료의 버전(Ver-sion)을 표시한다.
가능하면 구 버전도 보관하고, 최종 보고된 버전은 '최종버전'이라고 따로 표기해둔다.
예를 들어,
자료를 '111116 - 사업기획안 - V1.ppt'부터 시작해 111127 - 사업기획안 - V6.ppt' 까지 작성 했다고 가정해보자.
여섯번째 버전으로 보고해 최종보고가 완료 되었으면,
그 자료를 '111127 - 사업기획안 - 최종 보고자료,ppt'라고 수정해놓는다. 

그러면 자료를 찾을 때 헷갈리지 않는다.

다섯째 - 자료는 반드시 백업해둔다.
중요한 자료는 이중, 삼중 백업이 필요하다.
이 때 컴퓨터의 하드 디스크, 외장 하드, 온라인 클라우드(Cloud Computing) 시스팀을 사용한다.
디지털 시대에 정보의 유실은 자기관리능력 부족에 속한다.
그러므로 반드시 주기적으로 자료를 백업해야 한다.
주기적으로 자료를 백업해주는 소프트웨어가 시중에 많이 나와 있다.
이런 소프트웨어의 힘을 빌려도 되고, '매 분기 1회 백업'처럼 스스로 규칙을 정해두는 것도 좋다.
예를 들어, '아무리 바빠도 분기의 마지막 금요일은 자료 백업'이라고 정해놓는다.
소 잃고 외양간 고쳐도 절대 소는 돌아오지 않는다는 것을 명심해야 한다.

여섯째 - 최근 컴퓨터의 하드 디스크 용량은 엄청나므로 가능하면 모든 자료를 데이터화 하라.
'이런 자료가 나중에 필요할까?'라고 생각해서 삭제해버린 경우가 있다.
하지만, 그 자료가 꼭 필요한 순간이 오는 것이 대부분이다.
허겁지겁 자료를 찾아본들 나올 리가 없다.
과연 필요할까 망설여지는 파일이라도 무조건 보관해두는 것이 좋다.
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상사가 업무 지시를 하려고 부를 때는 항상 수첩이나 필기구를 들고 가라.
이것이 기본이다.
선배나 상사가 부를 때 메모하지 않고 그냥 업무 지시를 받는다는 것은
‘일단 말하세요. 기억나는 내용에 대해서만 일을 진행하겠습니다’라는 의미밖에 되지 않는다.  (p74)

상대한테 명함을 받은 뒤에는 명함에 기재된 이름이나 내용을 한번 확인하는 것이 좋다.
이름이 한자로 쓰여 있거나 읽기 어려운 내용이 있으면 받은 즉시 물어본다.
명함을 받고 나서 미팅하는 동안에는 테이블에 놔두어도 무방하지만,
회의가 끝나면 반드시 소중하게 챙기는 모습을 보여주어야 한다.
실수로 명함을 놔두고 일어서거나 땅에 떨어뜨리면
상대의 기분을 언짢게 만들뿐더러 자신의 이미지에도 타격을 입게 된다.  (p80)

간혹 회의록 작성을 귀찮아하는 경우가 있다.
하지만 회의록 작성자는 분명 유리한 고지를 점할 수 있다.
업무를 파악할 수 있는 좋을 기회이며, 업무 주도권을 가질 수 있기 때문이다.
회의록은 객관적으로 작성해야 하지만 작성자가 펜을 들고 있는 만큼 절대적으로 유리하다는 점에 유념하고,
앞으로 회의록을 작성할 기회가 주어지면 적극적으로 임하도록 하라.  (p218)
  
회사 내의 평판은 반드시 성과나 업무 실적에 따라 형성되지 않는다.
물론 일을 잘하면 좋은 평판을 얻을 수 있겠지만, 일을 못한다고 해서 반드시 나쁜 평판을 얻는 것은 아니다.
오히려 평판은 그 사람의 개인적인 성향이나 성격에 많이 좌우된다.
즉 평판은 ‘처신’과 관련이 크다.
좋은 처신을 좋은 평판으로, 좋은 평판은 좋은 명성으로 이어진다.  (p274)

신입사원도 언젠가는 리더가 된다.
리더가 되기 전까지는 현재의 리더한테 많은 것을 배워야 한다.
어느 상사한테든 배울 것이 있다.
좋은 점은 당연히 도움이 되고, 나쁜 점도 도움이 된다.
나쁜 점은 기억해두었다가 자신이 리더가 되었을 때 그렇게 행동하지 않으면 된다.
신입사원 시절부터 리더의 눈으로 보는 훈련을 해야 한다.
무엇보다 리더의 눈으로 보는 사원은 리더의 눈에 들게 마련이다.  (p292)

 

조세형 - 신입사원 5주 훈련소(5년은 먹고 들어가는)

위즈덤하우스 -|2012. 06. 01.